Administration Assistant

À propos du poste

Save the Children International en RDC recherche un(e) Administration Assistant(e) basé(e) au bureau de Kinshasa. Le poste apporte un soutien administratif quotidien aux différents départements et membres du personnel, et peut être sollicité hors de son profil habituel en cas d'urgence humanitaire majeure, avec des horaires variables.

Missions principales

• Satisfaire les besoins du bureau et des départements dans le respect des procédures de Save the Children en RDC
• Gérer les documents : préparation, traitement, classement, archivage, courriers entrants et sortants, et assurer la confidentialité des documents
• Assurer le suivi des fournitures et consommables, et veiller au bon ordre des espaces de travail
• Accueillir, filtrer et orienter les visiteurs, préparer les salles et documents pour les réunions et événements, et appuyer les déplacements et l'hébergement du personnel
• Préparer les dossiers d'achat et de paiement, les paiements du département administratif et les dossiers de paiement des agents occasionnels et consultants
• Apporter un appui administratif et bureautique à l'équipe de direction, rédiger les comptes-rendus de réunion et mettre à jour la liste de présence
• Contribuer à la gestion des dossiers administratifs avec l'Admin. Coordinator
• Signaler les allégations de Sauvegarde, participer aux investigations et aider à la formation des partenaires et travailleurs temporaires
• Contribuer à l'identification et à l'analyse des risques de Sauvegarde dans les secteurs de travail

Profil recherché

• Diplôme de niveau supérieur (minimum) en droit, ressources humaines, gestion administrative et du personnel ou domaine connexe
• Au moins 1 an d'expérience en gestion administrative des ONG en RDC
• Connaissance du code du travail, des lois sociales et des réglementations administratives en RDC
• Expérience ou formation en gestion du personnel
• Bonne capacité d'analyse, d'organisation et de communication écrite et orale en français
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et sous pression, avec ouverture d'esprit
• Connaissance de l'anglais serait un atout

Compétences requises

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Utilisation des bases de données