Assistant Procurement

À propos du poste

Sous la supervision directe du Senior Procurement Officer, l'Assistant Procurement appuie la mise en œuvre des activités d'approvisionnement et de sourcing afin d'assurer un traitement rapide, conforme et efficace des demandes d'achats. Le poste s'adresse à des personnes travaillant en collaboration avec les équipes Programmes, Finance, Logistique, Magasin et les fournisseurs, dans le respect des procédures de Save the Children et des exigences des bailleurs.

Missions principales

• Réceptionner et vérifier la complétude des demandes d'achat avant traitement, préparer les dossiers d'approvisionnement et demander les cotations auprès des fournisseurs présélectionnés
• Suivre les commandes émis, communiquer régulièrement avec les fournisseurs sur les délais de livraison et alerter en cas de retard
• Gérer les dossiers d'achat physiques et électroniques, les archiver selon les standards de l'organisation et les préparer aux audits internes et externes
• Mettre à jour le Procurement Tracker, saisir les données fournisseurs, commandes et contrats, et produire les rapports de suivi demandés
• Maintenir à jour les coordonnées des fournisseurs, participer à leur présélection et aider à leurs réunions
• Respecter les procédures d'achat, assurer la confidentialité et signaler toute irrégularité ou suspicion de fraude
• Suivre les factures fournisseurs avant transmission à la Finance, classer les documents contractuels et organiser les réunions liées aux achats

Profil recherché

• Diplôme d'État minimum ; un Bac+3 en sciences économiques, approvisionnement, logistique, administration ou domaine connexe est un atout
• Au moins 1 à 2 ans d'expérience en gestion des achats ou en logistique (1 an pour un Bac+3, 2 ans pour un Diplôme d'État) ; un stage professionnel de 12 mois dans une ONG est également pris en compte
• Connaissance des principes de gestion des stocks et de l'entreposage, et théorie de la chaîne d'approvisionnement
• Capacité à travailler sous pression, à apprendre rapidement et à prioriser les tâches
• Excellent français et swahili, anglais apprécié

Compétences requises

• Outils informatiques de base : Word, Excel et Outlook
• Communication écrite et orale, rigueur, bon sens moral et organisation